Cuándo firmar un Acuerdo de Confidencialidad o NDA

Existen diferentes situaciones en el mundo de los negocios en las que es aconsejable firmar un acuerdo de confidencialidad, porque se comparte información privada y confidencial con terceros. El objetivo de este tipo de acuerdos es garantizar que la parte que recibe la información respeta la confidencialidad, asegurándonos así de que no utiliza nuestros datos sin aprobación.

Aunque no suelen ser documentos complejos, contienen una serie de aspectos y cláusulas clave para asegurar su eficacia:

• Antecedentes: por qué se va a realizar el acuerdo.
• Definiciones: definir claramente qué se entiende por información confidencial.
• Obligaciones y excepciones: a qué obliga y a qué no el acuerdo.
• Vigencia: durante cuánto tiempo se va a intercambiar información y cuánto tiempo debe mantenerse con carácter confidencial.
• Reparaciones: qué ocurre si una de las partes incumple la obligación.

A continuación, algunas situaciones bastante comunes en las empresas en las que es recomendable firmarlo.

1. Si los empleados tienen acceso a información confidencial o de propiedad.

En muchas ocasiones los empleados acceden a información confidencial que puede comprometer a la empresa. Un acuerdo de confidencialidad con empleado protege a la parte que suministra la información frente a un tratamiento público de datos sensibles que no deben estar en poder de terceros.

2. Si se presenta una oferta a un socio o inversor.

Durante las negociaciones para que un socio o inversor entre a formar parte de una empresa se revela gran cantidad de información personal, financiera, etc. Si además las conversaciones se mantienen con múltiples socios o inversores potenciales, hay mayor motivo aún para firmar este tipo de documento. El acuerdo protege a la empresa cuando el potencial inversor o socio accede a documentación confidencial.

3. Si recibes servicios de una empresa que tiene acceso a información sensible.

Cuando la empresa realiza un encargo como el diseño o desarrollo de una página web, un software o una traducción, se recomienda firmar este acuerdo. Con él protegemos datos sensibles como direcciones de correo electrónico, datos de clientes o el acceso a nuestro sitio web.

4. Si se negocia la venta o licencia de un producto, tecnología o empresa.

La venta o licencia de un producto, una tecnología o incluso de una empresa conlleva una transacción previa de información que compromete a la compañía. Para proteger este tipo de información en situaciones como acuerdos de intenciones, encargos de desarrollo, inversiones o compraventas de empresas, es aconsejable firmar este tipo de documentos.